Instruks for Husflidsmessekomiteen

Generelt

Formål for Asker Husflidslags messe er å formidle salg av gode husflidsvarer fra lagets medlemmer.

Messen administreres av en komite på minimum 6 medlemmer som velges av årsmøtet. I tillegg skal 1 fra styret sitte i komiteen. Lagets kasserer skal ha ansvar for økonomien.

Komiteen velger selv sin leder.

Forberedende arbeid

Revidering av Årskalender for Huslfidsmessekomiteen foretas på evalueringsmøtet rett etter messen. Alternativt på første møte etter årsmøtet.

Ny tekst på hjemmesiden for kommende messe legges ut i januar.

Markedsføring

Komiteen bestemmer hvor og hvordan det skal markedsføres. Eventuelle kostnader må avstemmes med styret.

Leverandørene

Alle som ønsker å delta på messen må være innmeldt i husflidslaget senest 1. januar inneværende år.

Nye leverandører og de som har nye produkter skal vise disse til Kvalitetskomiteen vår og/eller høst. Varene leveres på kontoret. Dato for innlevering kunngjøres på hjemmesiden.

Påmelding til messen skjer på hjemmesiden > Påmelding.

Alle leverandører får tilsendt informasjon om gjennomføringen av messen og deltagerskjema med sitt leverandørnummer.

Leverandørene skal betale et påmeldingsgebyr, og de skal betale 10 % av omsetningen til laget.

Samme uke som messen arrangeres

Leverandørene leverer selv sine varer på Prestegården på fastsatt tidspunkt. Varene må være priset og merket med produsent-nummer. Det må leveres liste med oversikt over alle varene.

Komiteens medlemmer tar imot varene.

Kvalitetskomiteen

Kvalitetskomiteen kontrollerer alle listene, og vurderer alle varene. Refuserte varer skal vedlegges en skriftlig begrunnelse.

Rigging

Komitéen har ansvar for rigging (se årskalender).

Gjennomføring

Fredag, lørdag og søndag (messedagene) må alle i komitéen være til stede og hjelpe til der det trengs. Økonomiansvarlig for laget tar seg av betalingsterminalen.

Loddsalg

Det avvikles et tradisjonelt loddsalg med loddbøker. Komitéen skaffer gevinster, eller man kan be om gevinster fra leverandørene. Gevinstene skal ha høy kvalitet.

Trekningen foretas etter at messen er avsluttet, og lotteri-ansvarlig kontakter alle vinnerne og avtaler henting av gevinster.

Avslutning

Leverandørene rydder pent ved sitt bord.

Leverandørene til fellesbordet henter selv sine varer. Se egen prosedyre for opptelling og utlevering av varer fra fellesbordet.

Komitéen har ansvar for all opprydding – inne og ute.

Økonomi

  • Budsjett: Leder for komiteen har ansvar for å sette opp budsjett, sammen med styrets representant eller økonomiansvarlig. Skal være klart innen 1. juni.
  • Regnskap: Økonomiansvarlig sørger for avregning i henhold til listene og at oppgjøret blir sendt leverandørene. Rutiner for dette justeres ved behov.
  • Årsrapport skal leveres innen 15. desember. Ansvar: Leder av komiteen.

Denne instruks er godkjent av styret 20. august 2024.